A találkozón, amelyet első alkalommal őszre hívnak össze, a japán közélet százhetven meghatározó tagja vesz majd részt.

Az elnöklés feladatát Abe Sinzo japán miniszterelnök vállalta magára, de jelen lesz a megbeszéléseken Aszo Taro miniszterelnök-helyettes is, aki 1976-ban lövészetben indult az olimpián, illetve Takahasi Naoko, a 2000-es játékok bajnoka maratonfutásban.

Érdekesség, hogy az egyeztetéseken részt vevő személyek húsz százaléka nő lesz, a szervezők erre külön figyelmet fordítottak a névsor összeállításakor.

Az olimpia szervezése ugyanakkor az ügyvezető tanács feladata marad, arra azonban ígéretet tett, hogy minden építő jellegű kritikát megfontol.

A rendezők emellett törekednek arra, hogy minél hamarabb partneri megállapodásokat kössenek a helyi egyetemekkel és főiskolákkal, azokat is bevonva az olimpiai előkészületekbe.