Az eseményen a 49 európai tagállam delegáltjai, vezetői, az olimpiai szervezőbizottságok, a nemzetközi és a kontinentális ötkarikás bizottságok vezetői, képviselői, valamint társ- és sportszervezetek vesznek részt a Hilton Hotelben.

A londoni szervezőbizottság (LOCOG) a konferencia keretein belül tartja utolsó egyeztetését a 49 európai tagország vezetőivel. A budapesti ülésen a 2014-es szocsi téli játékok, valamint a szintén 2014-ben, a kínai Nancsingban sorra kerülő nyári ifjúsági olimpia szervezőbizottságának képviselői is részt vesznek.

Ugyancsak a háromnapos tanácskozás idején kerül sor a Nemzetközi Fair Play Bizottság rendezvényeire, köztük a 2011-es díjak ünnepélyes átadására egy gála keretében, szombat este a gödöllői Grassalkovich Kastélyban.

A hivatalos program csütörtökön 9 órakor az EOC végrehajtó bizottságának tanácskozásával kezdődik, majd 15 órától plenáris ülésre, ezt követően pedig sajtótájékoztatóra kerül sor. Pénteken 9 órától folytatódik a plenáris ülés, 14.30-tól pedig munkaértekezleteket tartanak.

Szombaton reggel ismét plenáris üléssel kezdenek a résztvevők, akik délután Gödöllőre utaznak, ahol a Nemzetközi Fair Play Bizottság díjátadó ünnepsége 18 órakor kezdődik a kastélyban.

Korábbi olimpikon, élsportolók az egyes delegációk tagjai között

Szerdán sorra érkeztek a tanácskozások résztvevői a Hilton szállóba.
Több nemzet delegációjában korábbi olimpiák sikeres sportolóit is megtalálhatjuk.
Az EOC végrehajtó bizottságának tagja a német Klaus Steinbach, aki 1972 és 1976-ban úszóként állhatott fel a dobogó második és harmadik fokára.
Jó ismerőse a magyar vízilabdázóknak a görög Spyros Capralos, aki 1980 és 1984-ben szerepelt az olimpián.
A végrehajtó bizottság tagja az evezés olimpia ezüstérmese a brit Lord Colin Moynihan, aki más irányú elfoglaltsága miatt valószinűleg nem érkezik meg Budapestre.
Nem lesz itt a magyar kajakosok nagy ellenfele a többszörös olimpiai bajnok olasz Antronio Rossi, aki az EOC atléta bizottságának vezetője.
Itt lesz egy másik olimpiai bajnok a gyeplabdázó Marion Rodewald, aki a német válogatott szineiben állhatott fel az athéni olimpiai dobogó legmagasabb fokára gyeplabdában.

Az egyes nemzetek képviselői között a francia küldöttség tagja a párbajtőrőzés 1988-as olimpiai bajnoka Olivier Lenglet.
A lengyelek névsorát is egy vívó olimpikon Adam Krzesinski vezeti, aki 1992 és 1996-ban tőrvívásban volt olimpiai érmes.
A szerbek delegációját a kosaras ezüst érmes Vlade Divac vezeti, a küldöttség tagja Nikola Kuljaca vízilabdázó, két olimpia érmese, illetve Djordje Visacki aki 2000-ben volt evezésben a döntő résztvevője.
A spanyolok két tagú delegációját egy atléta Cayetano Cornet vezeti, aki Budapesten bronzérmet szerzett 400m-en a fedettpályás világbajnokságon, majd később Európa-bajnoki aranyérmet is sikerült begyűjtenie.
Az ukrán delegáció tagja Nina Umanets, az evezés moszkvai olimpiai ezüstérmese, négyszeres világbajnok.
A németek küldöttségének tagja Sabine Krapf , párbajtőrvívó világbajnok, ismert öttusázó hölgy.
Boszniát Said Fazlagic képviseli, aki jugoszláv válogatott labdarúgóként többször is járt már hazánkban.
A horvát delegáció élén is egy volt válogatott labdarúgó, az 1984-es Európa-bajnokságon is szerepelt Josip Cop.
És ne feledkezzünk meg a magyarokról sem, hiszen a MOB elnöke, a korábbi tornász olimpiai bajnok Borkai Zsolt vezeti a három tagú hivatalos delegációt.
A magyar küldöttség tagja Molnár Zoltán, a MOB főtitkára és dr. Nagy Zsigmond, nemzetközi igazgató.

A Hilton szálló bálterme már készen áll a küldöttségek fogadására, és minden adott egy sikeres tanácskozás lebonyolításához.